Komu przysługują wczasy pod gruszą – Zasady, warunki i uprawnienia do dofinansowania z ZFŚS w 2025 roku

„Wczasy pod gruszą” to potoczne określenie dofinansowania wypoczynku, które pracownicy mogą otrzymać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Jest to jedno z najpopularniejszych świadczeń socjalnych w Polsce, wspierające pracowników w organizacji urlopu. Niniejszy artykuł szczegółowo omawia, kto może skorzystać z tego wsparcia, jakie warunki należy spełnić, jakie są zasady przyznawania świadczenia oraz inne istotne aspekty związane z funkcjonowaniem ZFŚS w 2025 roku. Informacje opierają się na przepisach Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 4 marca 1994 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.) oraz aktualnych źródłach dotyczących praktyki stosowania ZFŚS.

Czym są wczasy pod gruszą i ZFŚS?

Definicja wczasów pod gruszą

Wczasy pod gruszą to forma wsparcia finansowego wypłacanego ze środków ZFŚS, przeznaczona na organizację wypoczynku pracowników i ich rodzin. Nazwa nawiązuje do czasów PRL, gdy pracownicy spędzali urlop w prostych warunkach, np. na działkach czy w przydomowych ogrodach. Obecnie świadczenie to obejmuje zarówno wypoczynek indywidualny (organizowany samodzielnie), jak i zorganizowany (np. wczasy, wycieczki, kolonie dla dzieci). Środki mogą być wykorzystane na dowolny rodzaj wypoczynku – w kraju, za granicą, a nawet w domu – bez konieczności udowadniania, jak urlop został spędzony, chyba że regulamin ZFŚS stanowi inaczej.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

ZFŚS to fundusz tworzony przez pracodawców w celu finansowania działalności socjalnej, w tym wypoczynku, opieki nad dziećmi, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej oraz pomocy materialnej czy mieszkaniowej. Zgodnie z Ustawą o ZFŚS, środki funduszu są gromadzone na osobnym rachunku bankowym i przeznaczane wyłącznie na cele socjalne, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

Kto jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS?

Obowiązkowe tworzenie ZFŚS

Zgodnie z art. 3 Ustawy o ZFŚS, obowiązek tworzenia funduszu dotyczy:

• Pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku.
• Pracodawców zatrudniających co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, jeśli wniosek o utworzenie funduszu złoży zakładowa organizacja związkowa.
• Jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników (np. szkoły, policja, urzędy).

Dobrowolne tworzenie ZFŚS

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą tworzyć ZFŚS dobrowolnie lub wypłacać świadczenie urlopowe zamiast funduszu. Jeśli zdecydują się nie tworzyć ZFŚS ani nie wypłacać świadczenia urlopowego, muszą poinformować pracowników o tej decyzji do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie (np. obwieszczenie).

Rezygnacja z ZFŚS

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS w styczniu danego roku. W przypadku likwidacji funduszu, niewykorzystane środki muszą być wydatkowane na cele socjalne, aż do ich wyczerpania.

Kto może skorzystać z wczasów pod gruszą?

Uprawnieni do świadczeń z ZFŚS

Zgodnie z art. 2 pkt 5 Ustawy o ZFŚS, z wczasów pod gruszą i innych świadczeń mogą korzystać:

• Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu, stażu pracy, kwalifikacji czy stanowiska.
• Członkowie rodzin pracowników, w tym współmałżonkowie, dzieci (także przysposobione) oraz inne osoby pozostające na utrzymaniu pracownika, jeśli regulamin ZFŚS to przewiduje.
• Emeryci i renciści – byli pracownicy oraz ich rodziny.
• Inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z ZFŚS w regulaminie, np. zleceniobiorcy, jeśli regulamin expressis verbis to umożliwia.

Uwagi dotyczące zleceniobiorców

Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia) nie mają automatycznego prawa do świadczeń z ZFŚS, chyba że regulamin funduszu wyraźnie przyznaje im takie uprawnienie. Przykładem jest przypadek opisany w źródłach, gdzie zleceniobiorczyni mogła ubiegać się o wczasy pod gruszą, ponieważ regulamin ZFŚS przewidywał taką możliwość.

Warunki uzyskania wczasów pod gruszą

Kryterium socjalne

Najważniejszym warunkiem przyznania wczasów pod gruszą jest spełnienie kryteriów socjalnych, czyli uwzględnienie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy o ZFŚS:

• Sytuacja materialna: Pracodawcy zazwyczaj wymagają złożenia oświadczenia o dochodach na członka rodziny lub przedstawienia dokumentów, takich jak PIT za poprzedni rok. Świadczenie jest kierowane przede wszystkim do osób o niższych dochodach.
• Sytuacja rodzinna: Liczba osób na utrzymaniu, stan cywilny czy szczególne okoliczności (np. wychowywanie dziecka z niepełnosprawnością) mogą wpływać na przyznanie świadczenia.
• Sytuacja życiowa: Przykładowo, trudna sytuacja zdrowotna lub losowa może zwiększyć szanse na uzyskanie wyższej kwoty.

Pracodawca nie może przyznawać świadczenia w równej wysokości wszystkim pracownikom, ponieważ byłoby to niezgodne z zasadą kryteriów socjalnych. Wysokość dofinansowania powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji pracownika.

Wymóg wykorzystania urlopu

W wielu zakładach pracy regulamin ZFŚS wymaga wykorzystania urlopu wypoczynkowego o określonej długości, aby otrzymać wczasy pod gruszą. Najczęściej spotykane warunki to:

• Minimum 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego urlopu: Jest to najpopularniejszy wymóg, wynikający z art. 162 Kodeksu pracy, który zaleca, aby przynajmniej jedna część urlopu trwała 14 dni. Jednak Ustawa o ZFŚS nie narzuca tego wymogu, więc regulamin może określać krótszy okres, np. 7 dni, lub nie określać go wcale.
• Brak minimalnego okresu w regulaminie: Jeśli regulamin nie precyzuje długości urlopu, wczasy pod gruszą mogą być przyznane nawet za kilkudniowy urlop, o ile spełnione są kryteria socjalne.

Ważne: Wczasy pod gruszą nie są tożsame ze świadczeniem urlopowym, które wymaga 14 dni nieprzerwanego urlopu. Mylenie tych pojęć jest częstym błędem.

Złożenie wniosku

Aby otrzymać dofinansowanie, pracownik musi złożyć wniosek, który zazwyczaj zawiera:

• Dane osobowe pracownika.
• Okres planowanego lub wykorzystanego urlopu.
• Oświadczenie o dochodach na członka rodziny (czasami wymagany jest PIT lub inne dokumenty potwierdzające sytuację materialną).
• Prośbę o przyznanie świadczenia z ZFŚS na wypoczynek.

Wniosek można składać przed urlopem, w trakcie lub po jego zakończeniu, w zależności od regulaminu ZFŚS. W niektórych firmach wymagane jest udokumentowanie wypoczynku (np. faktury za noclegi), choć nie jest to standardem, jeśli regulamin tego nie wymaga.

Forma wypoczynku

Wczasy pod gruszą nie wymagają określonej formy wypoczynku. Pracownik może:

• Wyjechać na zorganizowaną wycieczkę (krajową lub zagraniczną).
• Spędzić urlop indywidualnie (np. na działce, w domu).
• Sfinansować wypoczynek dzieci (np. kolonie, obozy).
• Pozostać w miejscu zamieszkania, bez opuszczania domu.

Pracodawca nie ma prawa weryfikować, jak pracownik wykorzystał środki, chyba że regulamin ZFŚS wymaga przedstawienia dowodów (np. rachunków za wypoczynek).

Kwota i opodatkowanie wczasów pod gruszą

Wysokość dofinansowania

Ustawa o ZFŚS nie określa minimalnej ani maksymalnej kwoty wczasów pod gruszą. Wysokość zależy od:

• Regulaminu ZFŚS: Określa progi dochodowe i zasady przyznawania kwot.
• Stanowiska pracodawcy: W praktyce kwoty wahają się od kilkuset złotych do maksymalnie wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (w 2025 r. ok. 2417,14 zł dla pracowników w normalnych warunkach pracy i 3222,86 zł dla pracowników w szczególnych warunkach, na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w 2024 r.).
• Sytuacji socjalnej pracownika: Osoby o niższych dochodach mogą otrzymać wyższe dofinansowanie.

W większości firm średnia kwota wczasów pod gruszą wynosi 500-1000 zł, choć w dużych zakładach pracy może być wyższa.

Zwolnienie z podatku i składek ZUS

• Podatek dochodowy: Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wczasy pod gruszą są zwolnione z podatku do kwoty 1000 zł w roku podatkowym (w latach 2020-2023 limit wynosił 2000 zł, ale powrócono do 1000 zł). Kwota powyżej tego limitu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (12% lub 32%, w zależności od dochodów pracownika).
• Składki ZUS: Świadczenie jest w pełni zwolnione z oskładkowania, niezależnie od kwoty, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Limit dla emerytów i rencistów

Dla emerytów i rencistów limit zwolnienia podatkowego jest wyższy i wynosi 4500 zł w 2025 r., co czyni wczasy pod gruszą szczególnie atrakcyjnym świadczeniem dla tej grupy.

Różnice między wczasami pod gruszą a świadczeniem urlopowym

Wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe to dwa różne świadczenia, często mylone. Poniżej kluczowe różnice:

Procedura uzyskania wczasów pod gruszą

Krok 1: Sprawdzenie regulaminu ZFŚS

Pracownik powinien zapoznać się z regulaminem ZFŚS, który określa:

• Kto jest uprawniony do świadczenia.
• Wymaganą długość urlopu (jeśli dotyczy).
• Terminy składania wniosków.
• Wymagane dokumenty (np. oświadczenie o dochodach, PIT).
• Kryteria dochodowe i kwoty dofinansowania.

Regulamin jest uzgadniany przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników i powinien być ogólnodostępny.

Krok 2: Złożenie wniosku

Wniosek o wczasy pod gruszą zazwyczaj zawiera:

• Okres urlopu (planowany lub wykorzystany).
• Oświadczenie o dochodach na członka rodziny (np. „Dochód miesięczny na członka rodziny wynosi X zł netto”).
• Prośbę o przyznanie dofinansowania z ZFŚS.

Wzór wniosku często jest dostępny w dziale kadr lub na wewnętrznym portalu pracowniczym. Przykładowy wniosek:

Zwracam się z uprzejmą prośbą o przyznanie dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na organizowany we własnym zakresie wypoczynek w okresie od [data] do [data]. Dochód miesięczny na członka rodziny wynosi [kwota] zł netto miesięcznie.

Krok 3: Weryfikacja przez pracodawcę

Pracodawca ocenia wniosek na podstawie:

• Spełnienia kryteriów socjalnych.
• Zgodności z regulaminem ZFŚS (np. długości urlopu).
• Dostępnych środków w funduszu.

Decyzja jest uznaniowa, ale musi być zgodna z zasadą równego traktowania i kryteriami socjalnymi.

Krok 4: Wypłata świadczenia

Świadczenie może być wypłacone:

• Przed urlopem: Aby pracownik mógł sfinansować wypoczynek.
• W trakcie urlopu: Zgodnie z harmonogramem ZFŚS.
• Po urlopie: Po złożeniu wniosku i potwierdzeniu wykorzystania urlopu.

Termin wypłaty określa regulamin ZFŚS. Kwota jest zwykle przelewana na konto pracownika lub wypłacana wraz z wynagrodzeniem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wczasy pod gruszą przysługują na każdy urlop?

Nie, świadczenie jest przyznawane raz w roku, chyba że regulamin ZFŚS pozwala na częstsze wypłaty. Pracownik musi spełnić warunki określone w regulaminie, w tym kryteria socjalne i ewentualny wymóg długości urlopu.

Czy trzeba udokumentować wypoczynek?

Zazwyczaj nie, chyba że regulamin ZFŚS wymaga przedstawienia faktur, rachunków lub innych dowodów (np. za noclegi, wycieczki). W większości przypadków wystarczy oświadczenie o wykorzystaniu urlopu.

Czy emeryci mogą otrzymać wczasy pod gruszą?

Tak, emeryci i renciści – byli pracownicy – są uprawnieni do świadczeń z ZFŚS, jeśli regulamin to przewiduje. Mogą korzystać z wyższego limitu zwolnienia podatkowego (4500 zł).

Co, jeśli pracodawca nie ma ZFŚS?

Jeśli pracodawca nie tworzy ZFŚS (np. zatrudnia mniej niż 50 pracowników i nie ma wniosku związków zawodowych), wczasy pod gruszą nie przysługują. W zamian może wypłacać świadczenie urlopowe.

Czy wczasy pod gruszą przysługują na urlop macierzyński lub wychowawczy?

Nie, wczasy pod gruszą są związane z urlopem wypoczynkowym. Pracownicy na urlopach macierzyńskich lub wychowawczych mogą ubiegać się o inne świadczenia z ZFŚS, jeśli regulamin to umożliwia, ale nie o wczasy pod gruszą, chyba że wykorzystają urlop wypoczynkowy.

Praktyczne wskazówki dla pracowników

1. Zapoznaj się z regulaminem ZFŚS: Sprawdź, jakie warunki musisz spełnić i jakie dokumenty przygotować.
2. Złóż wniosek w terminie: Niektóre firmy mają sztywne terminy składania wniosków (np. przed sezonem urlopowym).
3. Dokumentuj dochody: Przygotuj rzetelne oświadczenie o dochodach, aby zwiększyć szanse na wyższe dofinansowanie.
4. Skorzystaj z pomocy kadr: Dział HR może dostarczyć wzór wniosku i wyjaśnić procedurę.
5. Monitoruj zmiany w przepisach: W 2025 r. warto śledzić ewentualne zmiany w limitach podatkowych lub odpisach na ZFŚS.

Podsumowanie

Wczasy pod gruszą to atrakcyjne świadczenie socjalne, które wspiera pracowników w organizacji wypoczynku. Przysługuje osobom zatrudnionym w firmach z ZFŚS, ich rodzinom, emerytom, rencistom oraz innym uprawnionym według regulaminu. Kluczowe warunki to spełnienie kryteriów socjalnych (dochód, sytuacja rodzinna, życiowa), złożenie wniosku oraz, w wielu przypadkach, wykorzystanie urlopu o określonej długości (najczęściej 14 dni). Wysokość świadczenia jest zróżnicowana, zależna od sytuacji pracownika i regulaminu ZFŚS, a kwota do 1000 zł (4500 zł dla emerytów) jest zwolniona z podatku. Ważne jest, aby pracownicy dokładnie zapoznali się z regulaminem ZFŚS w swojej firmie, ponieważ to on określa szczegółowe zasady przyznawania wczasów pod gruszą.

Więcej informacji można znaleźć w Ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.) oraz na stronach takich jak www.gov.pl, www.infor.pl czy www.portalkadrowy.pl. Jeśli masz dodatkowe pytania, np. o specyficzne przypadki lub wzory wniosków, napisz, a rozwinę temat!